L'archivage numérique, en savoir plus

Corolaires des nombreux chantiers de numérisation, l’archivage de contenus électroniques repose sur un ensemble d’actions, d’outils et de méthodes mis en œuvre pour réunir, identifier, sélectionner, classer et conserver des contenus électroniques, sur un support sécurisé, dans le but de les exploiter et de les rendre accessibles dans le temps. L’archivage est à distinguer du stockage et de la sauvegarde...

Ce que l'archivage électronique n'est pas
Il convient de bien distinguer l’archivage :

- du stockage, qui s’apparente aux actions, outils et méthodes permettant d’entreposer des contenus électroniques et servant de base au traitement ultérieur des contenus, ce stockage peut être réalisé sur divers supports tels que les cd-rom dont la vie des données sera limitée de 2 à 10 ans pour les cd-rom originaux et de 2 à 5 ans pour les cd-rom gravés. Quant au stockage sur disque dur ou serveur, la qualité du matériel joue un rôle non négligeable dans la durée de vie.

- de la sauvegarde, qui est l’ensemble des actions, outils et méthodes destinés à dupliquer des contenus électroniques d'origine dans un but sécuritaire pour éviter leur perte en cas de dysfonctionnement du dispositif sur lequel ils sont enregistrés (dans le cas deplan de reprise d'activité ou de continuité d'activité -. Le contenu sauvegardé n’est pas considéré comme figé et peut donc être modifié ou remplacé. La durée de la sauvegarde est fonction de sa périodicité et porte le plus souvent sur du court terme.

- de la numérisation, qui consiste à reproduire un document original sur support papier.

- de l'archivage au sens informatique qui permet la "mise en mémoire" de documents et de données.

- d'une gestion électronique de documents (GED) qui facilite l'acquisition, le classement et l'exploitation des documents pour optimiser les flux de travail centrés sur les documents reçus ou produits. Elle ne s'intéresse donc pas à leur conservation dans le temps, mais uniquement à leur exploitation dans le cadre de l'activité qu'ils concernent.

- du coffre-fort électronique, qui n'est qu'un dispositif technique visant à sécuriser les objets numériques déposés pour garantir leur intégrité, par des mécanismes d'identification des accédants et de traçabilité. Il ne s'intéresse pas au cycle de vie de ces documents ni à leur classement. C'est une sorte de sauvegarde en ligne de documents d'archive qui est une composante possible du SAE.

Ce qu'est l'archivage électronique
L'archivage électronique commence dès la création des documents et permet à l'organisation productrice de l'information de les exploiter pour toute la durée de leur cycle de vie. Elle met en œuvre un ensemble d'actions, d'outils et de méthodes pour collecter, identifier, classer, conserver, communiquer – et finalement détruire le cas échéant – les contenus numériques. C'est un processus qui fait appel à de multiples domaines de la gouvernance informatique :

- la gestion électronique de documents pour la classification, l'indexation, la recherche multicritères, sémantique, plein-texte, etc

- la sécurité des systèmes, l'interopérabilité, la preuve, la journalisation, la veille réglementaire

- le stockage sur les infrastructures (matérielles et logicielles)

- les outils de conservation à long terme du numérique, la veille technologique

Supports d'archivage
Les supports de stockage de masse d'archives peuvent être magnétique (bande magnétique), optique (Cd et Dvd), magnéto-optique (disque magnéto-optique) ou encore électronique (disque dur, serveur de stockage réseau NAS)

Les supports de stockage temporaire les plus retrouvés en 2014 sont ceux de quatrième génération (clés USB, cartes SD, cartes microSD, etc).

L’archivage de contenus électroniques est l’ensemble des actions, outils et méthodes mis en œuvre pour réunir, identifier, sélectionner, classer et conserver des contenus électroniques, sur un support sécurisé, dans le but de les exploiter et de les rendre accessibles dans le temps, que ce soit à titre de preuve (en cas d’obligations légales notamment ou de litiges) ou à titre informatif. Le contenu archivé est considéré comme figé et ne peut donc être modifié. Ceci est notamment possible en garantissant l'authenticité via l’empreinte électronique, la signature électronique, la traçabilité des accès et bien d'autres moyens. La durée de l’archivage est fonction de la valeur du contenu et porte le plus souvent sur du moyen ou long terme. La conservation est l’ensemble des moyens mis en œuvre pour stocker, sécuriser, pérenniser, restituer, tracer, transférer voire détruire, les contenus électroniques archivés. 

L'interopérabilité et le partage des sources sont fondamentaux. Le plus souvent l'outil devra communiquer et partager des ressources avec d'autres applications. De même, il est important de prévoir, dès le départ, une notion de réversibilité de l'information dans le cas d'un changement du système ultérieur.

Les systèmes d’indexation pourront être intéressants en cas de hiérarchisation ou de recherches en cascade notamment en termes de présentation des résultats.

Le temps d'accès est un critère de choix dépendant largement des besoins de chaque entreprise.

L’accès sécurisé peut être un critère à prendre en compte, notamment dans le cas de données confidentielles (données médicales ou administratives).

Les formats des fichiers doivent être compatibles entre systèmes, notamment dans le cas d’une migration de données.

Le stockage devra être pris en compte selon les besoins de l'utilisateur : en ligne (online), en différé (offline), en léger différé (nearline) ou en panachage.

Enfin, l’évolutivité des systèmes doit assurer la compatibilité avec les systèmes antérieurs.

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