La gestion des documents d'archives, en savoir plus

La gestion des documents d'archives ou gestion documentaire a pour objectif d'organiser de manière efficace et systématique tous les documents ou données dont on peut avoir besoin pour justifier de son activité, sous n'importe quel format...

La gestion des documents de forme traditionnelle
Gérer physiquement des documents d’archives implique une grande variété de disciplines. Les documents, quels qu'ils soient, doivent être classés et indexés : c'est une nécessité matérielle de base. Leur maîtrise intellectuelle, par ailleurs, demande des compétences en droit, en histoire, en ingénierie et la coordination d'expertises diverses.

- Identifier les documents d’archives. La pertinence et l'authenticité de chaque document d’archives doivent pouvoir être établies à chaque étape de sa vie, en s'assurant qu’il n'a pas subi d'altération volontaire ou accidentelle de son contenu. Dans les cas extrêmes, les documents peuvent être soumis au microscope, au rayon X, à la datation au carbone 14 ou à des analyses chimiques pour déterminer leur authenticité et leur histoire antérieure. Il est donc indispensable de prendre des précautions à cette fin lors de la création des documents et pendant leur période de conservation.

- Stocker les documents d’archives. Les documents d’archives doivent être stockés de telle façon qu’ils soient à la fois suffisamment accessibles et protégés des dégâts environnementaux. Un document classique, sur papier ordinaire, peut être rangé dans un bureau, dans un placard à archives. Mais un local d'archives digne de ce nom doit être conforme à des normes environnementales spécifiques, notamment en matière de température et d'hygrométrie. Des documents d’archives de très grande importance peuvent être stockés dans un coffre fort ou une chambre forte résistant au feu, aux inondations, aux tremblements de terre et même aux guerres. En plus d’un stockage des archives dans leurs bureaux, de nombreux organismes possèdent un centre d’archivage hors site ou passent des contrats avec des entreprises d’archivage.

- Faire circuler les documents d’archives. Les documents d’archives sont conservés pour que l’on puisse les retrouver au moment voulu. Retrouver le document, le suivre pendant qu’il est hors du local d’archives puis le récupérer : ce sont les étapes de la circulation du document. À son niveau le plus simple, la circulation est gérée par des méthodes manuelles, comme tout simplement noter à qui tel document a été communiqué, et quand il doit le rendre. Cependant, de façon plus moderne, des systèmes informatiques de gestion des documents d’archives sont utilisés, qui peuvent inclure des code-barres ou une puce RFID pour suivre le mouvement des documents d’un bureau à l’autre, ou même hors des bureaux. Le code barre et les détecteurs de fréquence radio peuvent également être utilisés lors d'audits périodiques, pour s’assurer du suivi des mouvements de documents.

- Le sort final de documents d’archives. Le sort final de documents d’archives n'est pas toujours la destruction. Il peut aussi prendre la forme d'un versement dans un service d'archives historiques, un musée ou une bibliothèque. La destruction doit être autorisée par la loi, les statuts de l'organisme producteur ou détenteur, les réglementations et les procédures d’exploitation. Une fois la destruction approuvée, le document d’archives doit être détruit avec soin pour éviter une divulgation d’information à des tiers non autorisés. Le processus de dépôt final de documents d’archives doit avoir été bien préparé, en commençant par un planning de conservation des documents d’archives, des politiques et des procédures approuvées au plus haut niveau.

La gestion des documents d’archives électroniques
Les principes généraux de la gestion des documents d’archives s’appliquent à tous les formats de documents. Cependant, les documents numériques soulèvent des problèmes particuliers. Il est plus difficile d’assurer que le contenu, le contexte et la structure des documents sont préservés et protégés lorsque les documents n’ont pas d’existence physique.

Contrairement aux documents d’archives papier, les documents numériques ne peuvent pas être lus sans un ordinateur ou une autre machine. Des critères fonctionnels concernant les systèmes informatiques qui peuvent être utilisés pour gérer les documents d’archives numériques ont été émis par le Département de la Défense des États-Unis, par les Archives nationales britanniques et par l’Union européenne par le biais du Moreq.

Des questions se posent sur la capacité de conserver, de rendre toujours accessibles et lisibles les documents numériques à long terme. Pour être lus, les documents d’archives numériques requièrent la combinaison d’une version de logiciel et d’un système informatique ; le risque venant de la vitesse à laquelle les technologies changent. De nombreuses recherches sont entreprises pour aborder ce problème.

Les problèmes actuels en gestion des documents d'archives
À compter de 2005 et du fait de réglementations plus exigeantes, l’intérêt des entreprises pour la gestion des documents d’archives est allé croissant. Alors que les gouvernements ou les professions juridiques et médicales ont une pratique historique de l'organisation des documents d’archives, la tenue d’archives dans les entreprises est peu standardisée. De plus, des scandales tels que celui de l’Enron Corporation / Arthur Andersen, et plus récemment les destructions de documents d’archives chez Morgan Stanley ont renouvelé l’intérêt porté à l'utilité juridique des documents d’archives de l’entreprise et à la prévention des contentieux. Les lois comme la loi Sarbanes-Oxley aux États-Unis ont incité à normaliser les pratiques de gestion des documents d’archives au sein des entreprises. Les échanges ont été nombreux entre les gestionnaires de documents et les informaticiens dans les années 1990 pour mieux répondre aux exigences légales et mieux anticiper les risques.

Vie privée, protection des données et vol d’identités sont devenus des centres d’intérêt pour les gestionnaires de documents d’archives. Leur rôle d’aide à la protection des documents d’archives en entreprise les a souvent amenés à porter attention à ces problèmes. Le besoin de garantir que des données personnelles ne sont pas conservées plus longtemps qu'il n'est permis a rendu indispensable l'établissement de calendriers de conservation indiquant les durées au terme desquelles les documents d'archives peuvent ou doivent être détruits.

Photo : Fotolia.com.

Un spécialiste de l'archivage électronique de documents :

75015 - GERERMESAFFAIRES SAS http://www.gerer-mes-donnees-privees.com

Des distributeurs de matériels pour numériser vos documents :

91140 - XEROBOUTIQUE 91 http://www.groupe-xeroboutique.fr
91140 - XEROBOUTIQUE SUD http://www.photocopieur-imprimante-couleur.com
91460 - DELTA SYSTEME http://www.vente-maintenance-ged-impression-informatique.com
94260 - NUMERIC PARTNER http://www.solutions-numeriques-informatiques-92.com