Entreprises : comment tenir son Assemblée Générale ou son Conseil d'Administration durant la crise sanitaire ?

Afin de permettre aux assemblées et autres organes collégiaux des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé de continuer à exercer leur mission malgré la crise sanitaire et les mesures restrictives prises pour y répondre – et ainsi assurer la continuité du fonctionnement de ces personnes et entités –, plusieurs adaptations exceptionnelles et temporaires avaient été apportées à leurs règles de convocation, d’information, de réunion et de délibération au printemps. En raison de la persistance de la crise sanitaire et des mesures restrictives prises pour y répondre, ces mesures ont été prolongées et adaptées...  

Quelles sont les formes de groupement concernées ?

Ces mesures ont un champ d’application très vaste : elles s’appliquent à toutes les personnes morales et toutes les entités dépourvues de personnalité morale de droit privé, quels que soient leur forme et leur régime juridiques. Sont notamment concernés : - les sociétés civiles et commerciales (SNC, SCS, SARL, SA, SCA, SE, SAS, sociétés en participations, etc.) ; - les groupements d’intérêt économique et groupements européens d’intérêt économique ; - les coopératives ; - les mutuelles, unions de mutuelles, fédérations de mutuelle ; - les associations, les fondations, les fonds de dotation et les fonds de pérennité. Par souci de simplicité, ces formes juridiques sont désignées dans ce document par le terme « groupement ». 

Quelles sont les assemblées concernées ? 

Quant aux assemblées, ce sont toutes les assemblées de ces groupements qui sont concernées par ces mesures. Il peut donc s’agir des assemblées générales des actionnaires ou associés, membres, sociétaires ou délégués (qu’il s’agisse d’une assemblée générale (AG) ordinaire ou extraordinaire, et de l’assemblée générale annuelle ou non), des assemblées spéciales ou des assemblées des porteurs de valeurs mobilières ou titres financiers particuliers (par exemple, les assemblées des obligataires), etc.  

Quels sont les autres organes concernés ? 

Quant aux autres organes, sont concernés tous les organes d’administration, de surveillance ou de direction dès lors qu’ils sont collégiaux. Il s’agit donc des conseils d’administration (CA) ou de surveillance, des directoires, etc.  

Quelle est la durée d’application de ces mesures ?

Les mesures sont applicables aux réunions des assemblées et des autres organes tenues jusqu’au 1er avril 2021. En cas de persistance de la crise sanitaire et des mesures restrictives prises pour y répondre, l’application de tout ou partie de ces mesures pourra être prolongée, par voie de décret en Conseil d’Etat, le cas échéant à plusieurs reprises, jusqu’à une date butoir fixée au 31 juillet 2021.  

Les questions que vous pouvez vous poser 

1. Quelles mesures ont été prolongées, et jusqu’à quand l’ont-elles été ? 
2. Que signifie tenir une assemblée « à huis clos » ? [Article 4 de l’Ordonnance] 
3. Qui prend la décision de tenir une assemblée « à huis clos » ? [Article 4 de l’Ordonnance]
4. En cas d’assemblée « à huis clos », quels sont les droits des membres des assemblées ? 
5. En cas d’assemblée « à huis clos », comment les membres de l’assemblée peuvent-ils participer et voter ? 
6. En cas d’assemblée « à huis clos », comment les pouvoirs (également appelés mandats ou procurations) sont-ils traités ? [Article 6 du Décret] 
7. En cas d’assemblée « à huis clos », comment le bureau de l’assemblée doit-il être composé ? [Article 8 du Décret] 
8. En cas d’assemblée « à huis clos », le procès-verbal de l’assemblée doit-il comporter certaines mentions spécifiques ? [Article 4 du Décret] 
9. En cas de basculement d’une assemblée « en présentiel » à une assemblée « à huis clos », ou inversement, comment les membres de l’assemblée doivent-ils être informés ? [Article 7 de l’Ordonnance] 
10. En cas de basculement d’une assemblée « en présentiel » à une assemblée « à huis clos », ou inversement, les membres de l’assemblée peuvent-ils modifier leur mode de participation ? [Article 7 du Décret] 
11. En cas de basculement d’une assemblée « à huis clos » vers une assemblée « en présentiel », les droits dont les membres de l’assemblée bénéficiaient en raison de la tenue de l’assemblée « à huis clos » sont-ils remis en cause ? [Articles 7 de l’Ordonnance et 8-3 du Décret] 
12. Existe-t-il des dispositions spécifiques aux sociétés cotées qui organisent leurs assemblées générales « à huis clos » ? [Articles 5-1 de l’Ordonnance et 8-1 et 8-2 du Décret] 
13. Est-il possible de permettre aux membres de l’assemblée de participer par voie de conférence téléphonique ou audiovisuelle ? Dans quelles conditions et selon quelles modalités ? [Article 5 de l’Ordonnance] 
14. Est-il possible de permettre aux membres de l’assemblée de voter par correspondance ? Dans quelles conditions et selon quelles modalités ? [Articles 6-1 de l’Ordonnance et 4-2 du Décret] 
15. Est-il possible de permettre aux membres de l’assemblée de voter par voie électronique ? Dans quelles conditions et selon quelles modalités ? [Article 5 du Décret] 
16. Est-il possible de procéder à la consultation écrite des membres de l’assemblée ? Dans quelles conditions et selon quelles modalités ? [Articles 6 de l’Ordonnance et 4-1 du Décret] 
17. Le vote par correspondance ou la consultation écrite peuvent-il intervenir par voie de message électronique ? Les mandats peuvent-ils être envoyés par voie de message électronique ? [Article 3 du Décret] 
18. En cas d’impossibilité de convoquer l’assemblée par voie postale, existe-t-il un risque de nullité de l’assemblée ? [Article 2 de l’Ordonnance] 
19. Est-il possible de procéder à la communication des documents ou informations préalables à la tenue d’une assemblée par voie électronique ? [Article 3 de l’Ordonnance] 
20. Est-il possible de reporter l’assemblée ? Dans quelles conditions ? 
21. Est-il possible de tenir une réunion d’un organe collégial d’administration, de surveillance ou de direction tel qu’un conseil d’administration par voie de conférence téléphonique ou audiovisuelle ? [Article 8 de l’Ordonnance] 
22. Est-il possible de procéder à la consultation écrite d’un organe collégial d’administration, de surveillance ou de direction tel qu’un conseil d’administration ? [Article 9 de l’Ordonnance] 

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Source : Ministère de l'Economie. Photo : Tumisu-Pixabay.