L’URSSAF a pour mission de récolter les cotisations sociales auprès des entreprises selon un modèle déclaratif susceptible d’être contrôlé. Parmi les outils de contrôle les plus utilisés par l’organisme, on trouve la procédure de contrôle sur pièces qui peut être engagée à l’égard des employeurs et travailleurs indépendants occupant moins de onze salariés.
Un agent chargé du contrôle, inspecteur ou contrôleur du recouvrement, placé sous l’autorité du directeur de l’organisme de recouvrement, réalise le contrôle. Comme les inspecteurs du recouvrement, les contrôleurs du recouvrement sont agréés par le directeur de l’Urssaf Caisse nationale et liés par le secret professionnel. Ils prêtent serment devant le tribunal judiciaire de ne rien révéler des secrets de fabrication comme des résultats d’exploitation dont ils peuvent prendre connaissance dans l’exercice de leur mission.
L’organisme du recouvrement vous adresse préalablement un avis de contrôle par tout moyen permettant de rapporter la preuve de la date de sa réception. Lorsque la personne contrôlée est une personne morale, l’avis de contrôle est adressé à l’attention de son représentant légal et envoyé à l’adresse du siège social de l’entreprise ou, le cas échéant, à celle de son établissement principal, telles que ces informations ont été préalablement déclarées à l’organisme de recouvrement. Lorsque la personne contrôlée est une personne physique, il est adressé à son domicile ou, à défaut, à son adresse professionnelle, telles que ces informations ont été préalablement déclarées à l’organisme de recouvrement. Cet avis mentionne une liste de documents et d’informations nécessaires à l’exercice du contrôle et précise la date limite de mise à disposition. Vous disposez a minima d’un délai de 30 jours entre la réception de l’avis et la date limite de mise à disposition. Ces documents pourront être communiqués sous forme papier ou dématérialisée. Il vous est demandé d’envoyer des copies des pièces originales. Cet avis vous indique en outre l’adresse électronique où la charte du cotisant contrôlé est consultable et téléchargeable. Sur votre demande, elle peut également vous être adressée. Dès que vous recevez l’avis de contrôle, vous ne pouvez plus interroger votre organisme de recouvrement dans le cadre de la procédure de rescrit social.
Les contrôles visant les entreprises versant des rémunérations à moins de dix salariés (seuil étendu dans ce cadre précis, à titre de tolérance aux entreprises de moins de onze salariés) ou les travailleurs indépendants ne peuvent s’étendre sur une période supérieure à trois mois, comprise entre le début effectif du contrôle et la date d’envoi de la lettre d’observations. La date de début de contrôle correspond à la date de début des vérifications indiquée sur l’avis de contrôle en cas de contrôle sur pièces. Cette période peut être prorogée une fois à la demande expresse de l’employeur contrôlé ou de l’organisme de recouvrement. Cette limitation de la durée du contrôle n’est pas applicable lorsqu’est établie au cours de cette période une situation de travail dissimulé, d’obstacle à contrôle ou d’abus de droit ainsi qu’en cas de constat d’une comptabilité insuffisante ou d’une documentation inexploitable. Elle n’est pas non plus appliquée lorsque la personne contrôlée appartient à un groupe dont l’effectif est égal ou supérieur à dix salariés. Si le contrôle n’a pu aboutir dans le délai imparti, vous serez informé par courrier des manquements éventuellement constatés.
Les opérations de vérification s’effectuent dans les locaux de l’organisme de recouvrement.
Le contrôle permet de vérifier la bonne application des législations de Sécurité sociale et d’assurance chômage, de s’assurer de l’exactitude des déclarations et porte sur les cotisations non prescrites. Les cotisations et contributions sociales se prescrivent par trois ans à compter de l’expiration de l’année civile au titre de laquelle elles sont dues. Pour les cotisations et contributions sociales dont sont redevables les travailleurs indépendants, cette durée s’apprécie à compter du 30 juin de l’année qui suit l’année au titre de laquelle elles sont dues. À titre d’exemple, un contrôle réalisé en 2022 porte sur les années 2021, 2020 et 2019 pour les entreprises qui emploient des salariés. Pour les travailleurs indépendants si le contrôle est réalisé avant le 30 juin 2022, il porte sur les exercices 2020, 2019 et 2018, s’il est réalisé après le 30 juin il porte alors sur les exercices 2021, 2020 et 2019. En cas de constatation d’une infraction de travail illégal, ce délai de prescription est de cinq ans.
Le contrôle s’effectue sur la base des documents transmis.
Il peut s’agir à titre d’exemple, des documents :
- sociaux : bulletins de salaires, contrats de travail ;
- comptables : bilans, extraits des grands livres comptables, balances comptables, …
- fiscaux : liasses fiscales, avis d’imposition, …
- juridiques : statuts des sociétés, jugements de conseils de prud’hommes, …
Toutefois des documents et/ou informations complémentaires nécessaires à la réalisation du contrôle peuvent vous être demandés par échanges écrits, téléphoniques ou électroniques, notamment en ce qui concerne certaines factures et les justificatifs de frais… Comme pour un contrôle sur place, l’analyse de l’agent chargé du contrôle porte sur les éléments déclarés à la date d’envoi de l’avis de contrôle. Si vous modifiez les déclarations portant sur la période contrôlée après la réception de cet avis, il est préférable que vous en avertissiez l’agent chargé du contrôle au regard de l’impact de ces modifications sur le montant des majorations et des pénalités applicables.
En cas d’absence de transmission des éléments demandés ou lorsque l’examen des pièces nécessite d’autres investigations, vous êtes informé que le contrôle se poursuivra sur place. Un courrier vous sera alors adressé pour vous informer de la date de passage. Toutefois, si vous faites obstacle à la procédure, l’Urssaf peut mettre en œuvre une procédure spécifique.
Source : URSSAF, Charte du cotisant controlé. Phot : Olya Kobruseva - Pexels.
Pour accompagner les entreprises lors d'un contrôle URSSAF, des experts-comptables :
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