Machine à affranchir

Une machine à affranchir est un outil de bureau qui imprime des marques postales ayant valeur d'affranchissement. Les entreprises utilisent ce type de machine pour un gain de temps dans l'affranchissement et d'expédition du courrier.

Une empreinte de machine à affranchir (EMA) est une forme de timbre préoblitéré puisqu'elle comporte le montant de l'affranchissement tel un timbre-poste, mais également la date de l'impression et n'est pas oblitérée par l'opérateur postal.

Principe

L'empreinte imprimée par la machine à affranchir comporte trois types d'éléments. Le premier groupe renvoie aux mentions habituelles d'un timbre-poste : valeur faciale et nom du pays d'émission.

Le second concerne le statut de timbre préoblitéré : date et lieu de la réalisation. Le courrier doit être remis sous certaines conditions à l'opérateur postal : le jour même de l'oblitération par exemple. Et le troisième groupe d'information concerne l'abonnement liant l'entreprise à l'opérateur postal : numéro de série de la machine et de l'abonnement.

Si les opérateurs postaux imposent un modèle de marque postale, les fabricants de machines à affranchir proposent des personnalisations de ces empreintes : logotype de l'entreprise, slogan publicitaire.

Avec la numérisation du tri du courrier, certains opérateurs postaux requièrent l'impression d'un tag, un code-barres se présentant sous la forme d'un carré de pixels blancs et noirs, renfermant les données sur l'envoi.

Histoire 

Les premières utilisations permanentes datent du début des années 1920, précisément en décembre 1920 dans l'entreprise Pitney Bowes, spécialisée dans la gestion du courrier d'entreprise. En France, l'agence Havas est la première entreprise française à utiliser une machine à affranchir à partir du 26 mai 1924.

France 

Actuellement, les machines à affranchir en France sont exclusivement disponibles grâce à quatre sociétés privées autorisées par La Poste : Pitney Bowes, Quadient, Doc'up (anciennement Frama), et  depuis 2014  Francotyp-Postalia.       

Ces machines sont uniquement disponibles à la location, selon les règles de La Poste en France.

Le prix de location varie en fonction de la vitesse et des fonctionnalités de la machine à affranchir, déterminés par le volume de courrier envoyé et en fonction des équipements supplémentaires : ainsi la location devient plus chère si l'entreprise souhaite aussi s'équiper d'un alimenteur automatique d'enveloppes ou bien d'une pesée automatique au passage. Une balance, qui sert de calculateur du prix de l'affranchissement, est obligatoirement incluse au système. Cette balance peut être intégrée ou externe. La mise à jour des tarifs postaux inclus dans la balance se fait par carte mémoire, clé USB, ou plus récemment par télétransmission. Le coût des fournitures (enveloppes, encre, papier…) n’est pas inclus.

Des logiciels de comptabilité ou bien des accès à des sites web (fournis par la marque choisie de machines à affranchir) peuvent permettre la gestion détaillée des flux d'affranchissement à des fins d'analyse et de comptabilité, voire de ventilation par services au sein de l'entreprise utilisatrice. Enfin, dans des environnements de production, les machines à affranchir peuvent être intégrées directement à la sortie des machines de mise sous enveloppe automatiques, évitant ainsi la manipulation des enveloppes produites, lesquelles peuvent, dès la sortie du système de mise sous pli, être mises en caissettes et remises à La Poste ou au transporteur postal choisi si existant.

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